Автоматизация документооборота: для чего и кому нужна

Где можно найти коммерческое предложение, которое Вы составляли примерно полгода тому?

Можно ли быть уверенным, что заказчику ушла последняя версия договора, который Вы разрабатывали втроем с коллегами?

Как проконтролировать (и сделать наиболее сжатыми) сроки ознакомления сотрудников всех филиалов с новой процедурой?

Позвонил клиент, попросил выслать еще раз вчерашние материалы. Где их взять, если ответственный менеджер вчера ушел на больничный?

Компьютеры, сети, офисные приложения — мы не мыслим без них работу ни одной организации. Мы переходим от бумажных документов к электронным, но стало ли нам легче управляться с ними? Создаваемые нами электронные документы каким-то образом распространяются по организации и хранятся на различных носителях информации, они слабо контролируемы и не защищены должным образом.
Хаос бумажных документов легко обнаружить визуально, но хаос электронных документов не так очевиден, однако так же усложняет работу с документами. Мы пользуемся мощными компьютерами, а задача поиска конкретного документа, необходимого ПРЯМО СЕЙЧАС все так же сложна и неоднозначна.

Вывод: электронным документам необходима специальная система управления — СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД).

Что же такое система электронного документооборота и как подойти к ее внедрению?

Основные функции большинства СЭД:

• Создание новых документов по шаблонам или без них.
• Загрузка документов со сканера, из электронной почты, из файловой системы.
• Ведение версионности редактирования, сравнение версий.
• Хранение систематизированных каталогов документов.
• Коллективная работа с документами по внутренней сети.
• Формирование и контроль заданий (ознакомление, утверждение, исполнение и другие).
• Журнал распространения и изъятия бумажных копий или оригиналов документов.

Системы электронного документооборота  помимо вышеперечисленного реализуют еще и:

• ведение номенклатуры дел (поддержка бумажного делопроизводства).
• доступ к документам, бизнес-процессам и отчетам через веб-интерфейс.
• учет рабочего времени сотрудников.
• контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
• быстрый полнотекстовый поиск на трех языках: английский, украинский, русский.
• простой интерфейс, максимально приближенный к привычному проводнику Windows.

Мы считаем, что электронный документооборот нужен всем, любой компании, не зависимо от отрасли и масштаба.

Руководители и менеджеры практически каждой компании пользуются компьютерами (и/или ноутбуками), интернетом (и/или локальной сетью). Они создают сотни файлов, рассылают их по почте или по внутренней сети для согласований, рецензирования, ознакомления ли просто потому, что «так надо». Эти файлы в итоге множатся и неконтролируемо распространяются. Какие-то документы печатаются и начинают «отдельную жизнь» в виде бумажных экземпляров. Файлы с рецензиями возвращаются авторам и всегда есть риск, что кто-то перезапишет старую версию поверх новой, и все исправления последней редакции исчезнут. В системе электронного документооборота ведется версионность, файлы защищены гибко настраиваемыми правами доступа, они не множатся и не печатаются лишние копии (каждый раз другому пользователю передается только ссылка на хранящийся в системе документ).

Еще интереснее ситуация, когда уже окончательный подготовленный многострадальный документ ложится на стол к вышестоящему руководителю для согласования (и/или утверждения), со словами «Вот ознакомьтесь, а я через дня 3-4 загляну за ответом». Вышестоящий выбрал время и в тот же день вычитал документ, но подчиненный зайдет за ним через 4 дня. В системе электронного документооборота подчиненный моментально получит информацию о результате согласования (и/или утверждения), и в жизненном цикле этого документа будут выиграны эти 4 дня.

Попробуйте ознакомить с новой инструкцией всех сотрудников пяти филиалов по области. Да не просто ознакомить, а под подпись, чтобы была запись об ознакомлении. Представили? А теперь оцените возможности электронного документооборота с веб-доступом: сотрудник зашел под своим логином в систему электронного документооборота, прочитал документ, который пришел к нему в задаче «Ознакомиться с документом», нажал кнопку «Ознакомился», — и автоматически сформировалась запись в журнале ознакомления, более того, зафиксировалась дата и время, когда он эту кнопку нажал. При этом вы ни одного варианта документа не распечатали! Сколько времени вы сэкономили на распечатывание и переплет? Сколько бумаги (и ресурса для принтера) вы сэкономили? Не говоря уже про экономию деревьев, как основного поставщика кислорода для нашей планеты!

Хотите узнать больше про преимущества, про выгоды и даже про проблемы внедрения документооборота — обращайтесь в нашу компанию!